Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Firmenname folgt
Straße und Hausnummer folgt
PLZ und Ort folgt
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Paul von Kauffmanns.

E-Mail: kontakt@ridefile.de
Telefon: Telefonnummer folgt

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite. Diese Daten werden benötigt, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu beheben. Sie werden nur kurzfristig in Protokollen gespeichert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

Um automatisierte Angriffe zu verhindern (z. B. das massenhafte Ausprobieren von Passwörtern oder ProductPass-IDs), zählen wir, wie oft eine IP-Adresse bestimmte Aktionen ausführt – etwa Anmelden, Registrieren, Passwort zurücksetzen, ProductPass suchen, Dokumente und QR-Codes abrufen. Gespeichert werden nur die IP-Adresse, die Art der Aktion und ein Zähler; der Eintrag löscht sich nach Ablauf des jeweiligen Zeitfensters (höchstens zehn Minuten) automatisch.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes und der Konten).

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Speicherungen in deinem Browser:

• Anmelde-Cookies: Wenn du dich anmeldest, speichern wir deine Sitzung in Cookies, damit du angemeldet bleibst. Sie werden beim Abmelden gelöscht bzw. laufen ab.
• Formular-Zwischenspeicher: Beim Anlegen eines E-Bikes werden deine Eingaben im Speicher des aktuellen Browser-Tabs (Session Storage) gehalten, damit sie ein versehentliches Neuladen überstehen. Sie werden gelöscht, sobald der ProductPass erstellt oder der Tab geschlossen wird.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da diese Speicherungen für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies setzen wir nicht ein.

Für ein Konto verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort (nur verschlüsselt als Hash gespeichert) sowie deine Rolle (Besitzer, Werkstatt oder Administration). Außerdem speichern wir, wann du den Nutzungsbedingungen zugestimmt und die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen hast.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die Nutzung von RideFile); für den Nachweis der Zustimmung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für deinen ProductPass verarbeiten wir die Angaben, die du oder eine Werkstatt eintragen:

• Fahrzeugdaten: Hersteller, Modell, Baujahr, Seriennummer (Rahmennummer), Kilometerstand und Zustand
• Kaufdaten: Datum, Preis und Händler (falls angegeben)
• Einträge der Historie: Wartungen, Reparaturen, Inspektionen, Korrekturen – jeweils mit Herkunft und Datum
• Dokumente (z. B. Rechnungen, Prüfberichte) und Fotos des E-Bikes

Fotos und fotografierte Belege werden bereits in deinem Browser neu gespeichert; dabei werden eingebettete Metadaten wie der Aufnahmeort (GPS) entfernt. Der Server prüft jede Datei zusätzlich auf ihren tatsächlichen Inhalt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Registrierung einer Werkstatt verarbeiten wir Firmenname, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift. Wir prüfen diese Angaben, bevor wir eine Werkstatt freischalten. Optional lädt die Werkstatt einen Gewerbenachweis hoch (z. B. Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug); er ist nur für die Werkstatt selbst und unsere Prüfung sichtbar und kann von der Werkstatt jederzeit gelöscht werden.

Bei jedem Werkstatt-Eintrag werden Firmenname und Ort der Werkstatt angezeigt – auch öffentlich, sobald der Besitzer den Eintrag freigeschaltet hat. Werkstätten sehen keine persönlichen Daten der Besitzer. Legt eine Werkstatt ein E-Bike neu an, kann sie die E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegen; diese wird nur zur Zuordnung der Übergabe gespeichert und nicht veröffentlicht. Wir versenden darüber keine E-Mails.

Nach einem Eintrag kann die Werkstatt dir einen QR-Code zeigen. Er enthält nur einen zufälligen Link, keine Fahrzeug- oder Kundendaten. Wer den Link öffnet, sieht Fahrzeug, Service, Datum und Werkstatt und kann den Eintrag – angemeldet als Besitzer – freischalten. Der Link ist 30 Tage gültig.

Schaltest du einen Eintrag kostenpflichtig frei, erhält die eintragende Werkstatt eine Provision. Dafür sieht sie bei ihrem Eintrag, ob und wann er freigeschaltet wurde und welche Provision angefallen ist – nicht aber deinen Namen, deine Kontaktdaten oder deine Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. für Kundendaten und die Provisionsabrechnung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

In der Werkstattsuche gibst du eine Postleitzahl oder einen Ort ein. Wir wandeln die Eingabe über den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) in Koordinaten um. Die Anfrage stellt unser Server; deine IP-Adresse wird dabei nicht weitergegeben. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Wenn du ausdrücklich auf „Meinen Standort verwenden“ klickst, fragt dein Browser um Erlaubnis und übermittelt deinen ungefähren Standort an unseren Server. Wir runden ihn auf etwa einen Kilometer, nutzen ihn nur für diese Suche und speichern ihn nicht.

Die Adressen freigeschalteter Werkstätten wandeln wir auf demselben Weg in Koordinaten um, damit sie nach Entfernung sortiert werden können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Der Knopf „Route“ ist ein einfacher Link zu Google Maps. Erst wenn du ihn antippst, öffnet sich Google Maps (Google Ireland Limited) mit der Adresse der Werkstatt; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Google.

Für einen Besitzerwechsel erzeugen wir einen Übergabecode, der nur verschlüsselt gespeichert wird, und protokollieren, wann die Übergabe gestartet und abgeschlossen wurde und von wem. Stellst du eine Anfrage an die Administration – etwa weil ein E-Bike mit deiner Seriennummer schon existiert –, speichern wir Anfrage, Nachricht und Entscheidung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Kostenpflichtige Freischaltungen bezahlst du über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Die Eingabe deiner Zahlungsdaten erfolgt direkt bei Stripe; wir erhalten keine Karten- oder Kontodaten. Wir speichern Produkt, Betrag, Status, Zeitpunkt, die Kennung des Bezahlvorgangs sowie die Aufteilung zwischen Werkstatt-Provision und RideFile-Anteil. Stripe verarbeitet Daten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention; Einzelheiten findest du in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Wir senden dir nur E-Mails, die für dein Konto nötig sind, zum Beispiel zur Bestätigung der E-Mail-Adresse oder zum Zurücksetzen des Passworts. Einen Newsletter gibt es nicht. Für den Versand nutzen wir den Dienst IONOS SE (Montabaur). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Damit die Historie eines E-Bikes glaubwürdig bleibt, protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge – etwa das Anlegen von Einträgen, Freischaltungen, Besitzerwechsel und Änderungen an Werkstätten – mit Zeitpunkt und handelndem Konto. Das Protokoll ist nur für die Administration einsehbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsschutz).

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

• Vercel Inc. (USA) – Hosting der Website. Serverstandort: Serverstandort folgt.
• Supabase Inc. (USA) – Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher. Serverstandort: Serverstandort folgt.
• Upstash, Inc. (USA) – kurzfristige Zähler für den Schutz vor Missbrauch (siehe oben).
• IONOS SE (Montabaur) – Versand von E-Mails.

Soweit dabei Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden können, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission – für die USA des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist – oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten.

• Kontodaten speichern wir, solange dein Konto besteht. Nach der Löschung des Kontos entfernen wir deine personenbezogenen Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Ein ProductPass mit Werkstatt-Einträgen oder Vorbesitzern bleibt mit dem Fahrrad verbunden, damit dessen Historie erhalten bleibt – ohne Bezug zu deiner Person. Akten ohne Werkstatt-Einträge und Vorbesitzer kannst du selbst vollständig löschen.
• Eigene Dokumente und Fotos kannst du jederzeit löschen; Dokumente einer Werkstatt gehören zu deren Eintrag.
• Zahlungsbelege bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Pflichten bis zu zehn Jahre auf.
• Zähler zum Schutz vor Missbrauch löschen sich nach höchstens zehn Minuten.

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Wende dich dafür einfach an die oben genannten Kontaktdaten. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Bundesland, in dem du wohnst oder in dem wir unseren Sitz haben.

Die Angabe deiner Daten ist für die Nutzung von RideFile nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ohne E-Mail-Adresse und Namen können wir jedoch kein Konto anlegen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich ProductPass oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.